Il controllo di gestione di un ristorante con fatturato mensile di 50mila euro

Gestire un ristorante, come abbiamo detto, non significa solo creare un menu accattivante (prossimo topic di questa rubrica) oppure offrire un servizio eccellente. Dietro le quinte, c'è un complesso equilibrio economico da mantenere per assicurarsi che l'attività sia redditizia e sostenibile nel tempo.

Il controllo di gestione è lo strumento che permette di monitorare e ottimizzare ogni aspetto finanziario dell'azienda, evitare sprechi e massimizzare i profitti. In quest’articolo, esploreremo l'importanza di un controllo di gestione efficace nell'esempio di un ristorante con un fatturato mensile di 50mila euro, analizzando come distribuire e monitorare i costi per garantire il successo a lungo termine.

Il controllo di gestione è fondamentale per il successo di un ristorante, specialmente in un mercato competitivo, in cui i margini di profitto possono essere sottili. Gestire un'attività di ristorazione richiede non solo passione per il cibo e il servizio, ma anche una forte disciplina finanziaria. Esaminiamo un esempio concreto, tenendo conto di una situazione ottimale di cassa: cercheremo di esprimere con raziocinio i numeri sui quali bisogna attestarsi con per essere profittevoli, facendo seguito al business plan, tema del posto precedente.

Per mantenere l'attività redditizia, è essenziale distribuire il fatturato in modo da coprire tutti i costi operativi, mantenendo margini sufficienti per reinvestire nell'attività e generare profitto. Ecco come dovrebbe essere distribuito il budget, con target percentuali per ciascun costo puntando a un assestamento degli incassi non più in là del sesto mese di attività.

1. Costo del Lavoro: 25%-30% del fatturato
In questo esempio, il costo del personale dovrebbe oscillare tra i 12.500 euro e i 15.000 euro al mese. Se il ristorante impiega 10 dipendenti, tra chef, camerieri e personale di supporto, è fondamentale monitorare costantemente il costo orario e il numero di ore lavorate per mantenersi all'interno di questo target. Un'eccedenza potrebbe indicare che il personale è sovradimensionato rispetto al volume di clienti, o che i turni non sono ottimizzati.

2. F&B Cost: 28%-35% del fatturato
Il costo delle materie prime dovrebbe situarsi tra i 14mila euro e i 17.500 euro al mese. Ad esempio, se il ristorante serve principalmente piatti a base di pesce, una gestione accurata delle scorte e un controllo rigoroso delle porzioni sono essenziali per evitare sprechi. Se il costo del pesce fresco aumenta, il ristorante potrebbe decidere di adattare il menu per includere alternative più economiche, senza sacrificare la qualità. Questo, ahimè, è ancora il nemico giurato e fonte di disguidi tra reparti di trasformazione (chef, bartender, sommelier...) e reparti di contabilità (economato, account ecc..). Nelle prossime rubriche andremo a toccare la materia a fondo.

3. Costi di marketing: 3%-5% del fatturato
Per un investimento in marketing di circa 1.500 a 2.500 euro al mese, il ristorante potrebbe destinare questi fondi a campagne sui social media, promozioni locali o collaborazioni con influencer del settore food e pr. Se, ad esempio, una campagna su Instagram porta a un aumento significativo delle prenotazioni, l'investimento è giustificato. Se invece non si notano risultati concreti, potrebbe essere necessario rivedere la strategia, cosa che andrebbe fatta ogni 45 giorni e in accordo al risultato in termini temporali che si cerca di raggiungere.

4. Costi fissi: 10%-15% del fatturato
I costi fissi, come l'affitto del locale e le utenze, dovrebbero variare tra i 5.000 e i 7.500 euro al mese. Supponiamo che l'affitto del ristorante sia di 4.000 euro mensili. Questo lascia un margine di 1.000-3.500 euro per coprire altre spese fisse come l'energia elettrica, il gas e le assicurazioni. Se le bollette aumentano, il ristorante potrebbe considerare investimenti in tecnologie più efficienti dal punto di vista energetico per ridurre questi costi.

5. Costi variabili: meno del 10% del fatturato
Infine, i costi variabili, come forniture non alimentari, decorazioni e piccole riparazioni, dovrebbero restare al di sotto dei 5.000 euro al mese. Ad esempio, se il ristorante decide di rinnovare parte dell'arredamento o acquistare nuove stoviglie, questi costi devono essere attentamente bilanciati rispetto al budget disponibile, per evitare di compromettere la liquidità.

Monitoraggio e adattamento costante
Il successo di un ristorante non dipende solo dall'aver stabilito dei target percentuali corretti, ma anche dal monitoraggio costante e dalla capacità di adattarsi rapidamente alle circostanze. Ad esempio, se in un mese il costo del lavoro supera il 30% del fatturato, sarà necessario esaminare i turni di lavoro, magari riducendo il personale nelle ore meno affollate o investendo in formazione per aumentare la produttività.

Analogamente, se il food cost inizia a salire a causa dell'aumento dei prezzi delle materie prime, potrebbe essere utile rinegoziare i contratti con i fornitori, cambiare i piatti nel menu o ridurre gli sprechi attraverso una migliore gestione delle scorte. Gli strumenti di gestione come software di contabilità, POS (Point of Sale), integrati e sistemi di inventory management sono fondamentali per raccogliere dati accurati e facilitare il processo decisionale.

Inoltre, la formazione continua del personale e la comunicazione interna sono cruciali per garantire che tutti i membri del team siano allineati con gli obiettivi aziendali e contribuiscano attivamente al raggiungimento degli stessi. Ed è sempre essenziale fissare gli obiettivi e i Kpi (Key performance indicators) per ogni persona del team e poi quelli da raggiungere in gruppo per avere una missione costante che va aldilà del semplice lavorare.

Distribuire correttamente le spese tra costo del lavoro, food cost, marketing, costi fissi e variabili permette di mantenere un equilibrio finanziario solido. Quest’approccio consente al ristorante di reagire rapidamente ai cambiamenti, migliorare l'efficienza e assicurarsi un futuro prospero. Senza un controllo di gestione rigoroso, anche un ristorante con un buon flusso di clienti rischia di andare incontro a difficoltà finanziarie.